Politique et stratégie de préservation

Ce document décrit la politique et la stratégie de préservation de Canadiana, dont :

Quel contenu est acceptable pour la préservation dans le dépôt numérique fiable
La nature des activités de préservation
La facilitation de l’accès au contenu préservé
Les stratégies employées pour assurer la préservation et l’accès à long terme au contenu préservé

Contenu préservé

Canadiana préserve uniquement du contenu et de l’information numériques. Canadiana accepte du contenu numérique et des métadonnées pour leur ingestion et leur préservation. Canadiana accepte aussi des documents analogiques à partir desquels des substituts numériques seront créés, puis ingérés et préservés. Les documents analogiques originaux sont retournés à leurs propriétaires. Canadiana n’émet aucune revendication ni spéculation quant à la préservation ou disponibilité ultérieure de ces sources analogiques. Les métadonnées ingérées avec le contenu numérique sont également conservées, qu’elles soient fournies par le déposant ou créées par Canadiana.

Canadiana produit, préserve et héberge son propre contenu numérique. Les documents sources originaux proviennent de diverses sources, mais les versions numérisées appartiennent à Canadiana qui les préserve et les héberge en tant que collections qui lui sont propres.

Canadiana préserve et héberge aussi le contenu numérique appartenant à des tierces parties. Des déposants peuvent fournir du contenu numérique à Canadiana ou encore retenir les services de Canadiana pour numériser leurs documents analogiques. Un accord de dépôt entre Canadiana et le déposant est requis avant l’ingestion d’un quelconque contenu.

Pas tout le contenu numérisé par Canadiana pour des tierces parties n’est ingéré ou préservé. Il arrive parfois que Canadiana numérise des documents pour un client, puis retourne les copies du contenu numérisé au client sans en conserver ou préserver lui-même une copie. Aucun accord de dépôt n’est exigé dans de tels cas.

Le contenu appartenant à Canadiana est préservé indéfiniment. Le contenu appartenant à des tierces parties est préservé selon les accords de dépôt respectifs.

Engagement concernant la préservation

Le contenu est ingéré dans le dépôt numérique de Canadiana sous la forme d’un SIP. Canadiana préserve le SIP dans sa forme originale et garantit que le déposant pourra extraire un SIP identique à partir du dépôt numérique à tout moment dans le futur. Toutes les révisions ou migrations de SIP sont également préservées afin qu’un déposant puisse avoir accès à chaque révision ou migration, ainsi qu’à l’original. Les anciennes révisions de SIP peuvent contenir des normes ou des formats qui ne bénéficient plus du soutien des outils d’accès de Canadiana. En d’autres termes, bien que les révisions antérieures soient conservées et peuvent être récupérées, Canadiana n’assumera pas toujours l’entretien des outils nécessaires pour fournir un accès assisté à ces formats. Canadiana effectuera la migration d’un SIP vers des formats et des normes actuellement en vigueur avant d’éliminer progressivement l’accès assisté à tous les normes et formats qui se rapportent à ce SIP.

Canadiana peut, de temps à autre, modifier les normes et les exigences qui se rapportent à un SIP valide. Tous les SIP ingérés antérieurement continueront d’être supportés, mais les nouveaux SIP ingérés doivent répondre aux exigences courantes. Ainsi, le dépôt numérique peut contenir des SIP qui étaient valides au moment de leur ingestion et qui bénéficient toujours du soutien de Canadiana, mais qui ne seraient plus ingérés aujourd’hui en raison des critères actuels. Accès au contenu Canadiana offre l’accès en ligne au contenu préservé et/ou à ses dérivées par l’entremise d’une série de services en ligne. L’accès à ce contenu peut être gratuit pour le public ou encore restreint aux abonnés ou à d’autres utilisateurs autorisés. Le contenu peut également être mis en cache, c’est-à-dire qu’il sera préservé dans le dépôt numérique mais il demeurera inaccessible à moins d’une demande spéciale du déposant.

Le contenu appartenant à Canadiana est disponible selon les politiques touchant ses collections et les ententes de Canadiana avec ses abonnés et parties prenantes. Le contenu appartenant au dépôt d’une tierce partie sera rendu disponible en vertu d’un accord de dépôt entre Canadiana et le déposant. Canadiana offrira au déposant l’accès tant au contenu original déposé qu’à toutes les révisions ou migrations de ce même contenu selon les articles définis dans l’accord de dépôt.

Risques liés à la préservation et à l’accès du contenu

Les risques à long terme liés à la préservation et à l’accès du contenu numérique se divisent en trois grandes catégories

Les formats et les normes : l’incapacité de faire migrer du contenu et métadonnées ou d’en fournir l’accès en raison de normes et de formats devenus obsolètes ou privés de support technique.
La préservation et l’infrastructure du réseau : la perte ou la corruption des en raison d’erreurs, de pannes ou d’une intrusion quelconque dans le matériel informatique ou les logiciels.
Le plan de relève : l’incapacité de maintenir l’infrastructure de préservation d’accès suite à la perte de la viabilité financière de Canadiana.

Formats et normes

Le contenu numérique et les métadonnées doivent être conformes aux normes et aux formats supportés et décrits dans le profil d’application METS de Canadiana. Canadiana peut, de temps à autre, modifier la liste de ses normes supportées. Canadiana continuera de préserver le contenu existant dans le dépôt numérique même s’il n’accepte et/ou ne facilite plus l’accès à du nouveau contenu du même type.

Canadiana supporte les normes et les formats qu’il a évalués et jugés capables de supporter de manière fiable l’ingestion, la préservation et l’accès du contenu. Canadiana doit s’assurer en particulier que :

Le format ou la norme est établi, bien documenté et a fait preuve d’une application cohérente et généralisée.
Il n’y a aucune licence particulière ou autres entraves qui pourraient limiter les possibilités de Canadiana de stocker, manipuler ou migrer des données à partir d’un format ou d’une norme vers un autre.
Il existe une destination de migration viable pour la norme ou le format advenant le cas où celui-ci deviendrait obsolète ou ne serait plus soutenu.
Il existe suffisamment d’outils non-exclusifs disponibles pour permettre la manipulation, l’évaluation et l’accès à cette norme ou format, et que ces outils sont incorporés de manière efficiente et efficace dans le réseau de préservation et d’accès de Canadiana.

Chaque norme et format supporté est évalué sur une base annuelle afin de s’assurer qu’il répond toujours à ces critères. Lorsque Canadiana constate qu’un format ou une norme ne répond plus à ces critères, il procédera à la migration de tout le contenu ou de toutes les métadonnées préservés sous ce format vers un autre format qui respecte ces critères. Tant le contenu original que le contenu migré seront préservés, mais l’accès au contenu original pourrait être limité.

Réseau et infrastructure de préservation

Pour s’assurer qu’aucun contenu ne soit perdu, corrompu ou altéré suite à une erreur du système, une défaillance du matériel informatique, une erreur ou une intrusion de la part d’un utilisateur, nous recourrons à une redondance de serveurs, à un accès limité et à une vérification régulière de la fixité. Parmi les éléments clés, mentionnons :

La préservation de 5 copies au minimum de chaque objet (et de toutes les métadonnées qui y sont associées).
Les copies sont préservées dans au moins quatre emplacements physiques différents.
Tous les fichiers sont soumis à une somme de contrôle au moment de leur ingestion. Chaque copie de chaque fichier est validée avec sa somme de contrôle sur une base régulière. Les fichiers manquants et les fichiers qui ne correspondent pas à leur somme de contrôle originale sont automatiquement signalés à l’ingénieur en chef des systèmes. La période de validation normale consiste en un contrôle de chaque copie de chaque fichier effectué tous les 30 jours.
Le matériel informatique et les logiciels sont conçus pour tolérer les défaillances. Le matériel informatique et les logiciels libres et conformes aux normes de l’industrie sont utilisés pour éliminer tout risque de dépendance à l’égard d’un fournisseur particulier. Les baies de stockage sont configurées avec des redondances intégrées (RAID) afin d’éviter la perte de données. Advenant le cas où il y aurait une perte de données, la restauration est possible à partir de l’une ou l’autre des copies.
L’accès aux serveurs de stockage est limité au personnel TI qui a besoin d’un accès spécifique à ces systèmes.
Des procédures qui respectent les normes industrielles en matière de sécurité des systèmes et des réseaux sont observées, y compris la détection des intrusions, le système d’enregistrement et la possibilité de se connecter à distance uniquement à l’aide de protocoles chiffrés SSH.
Une copie du dépôt numérique est, en tout temps, conservée hors ligne afin d’empêcher tout intrus d’avoir accès à distance à l’ensemble des copies du dépôt.
Toutes les manipulations touchant le dépôt numérique, y compris l’ingestion, la modification et la mise à jour des AIP (Archival Information Packages), passent par une application logicielle qui s’assure que le résultat de toutes les modifications apportées aux AIP sont valides.

Plan de relève

Dans le cas où Canadiana devient incapable de poursuivre ses activités, l'organisme a pris des dispositions pour fournir des copies du dépôt et de tous ses outils, logiciels et systèmes à trois institutions : l'Université de l'Alberta, l'Université de Toronto et Bibliothèque et Archives Canada.

Les accords de dépôt individuels stipulent si le contenu de chaque déposant sera maintenue et préservé par les successeurs de Canadiana. Les successeurs de Canadiana ont accepté de conserver tous les contenus du dépôt (autre que ce qui est exclu par les accords de dépôt) pourvu qu'il n'existe aucune interdiction juridique.